Certificaciones de obra: qué son, cómo se calculan y ejemplo paso a paso
La certificación de obra es el documento que convierte el trabajo ejecutado en dinero cobrable. Se emite normalmente cada mes, la firma la dirección facultativa y es la base sobre la que el contratista factura. Pese a ser el trámite económico más repetido de una obra, es también uno de los peor entendidos: mucha gente confunde certificar con facturar, o calcula la certificación del mes «a ojo» en lugar de partir de la medición realmente ejecutada.
En esta guía explicamos qué es exactamente una certificación, la diferencia entre certificación a origen y del periodo, cómo se calcula con un ejemplo numérico completo, y los errores que más dinero cuestan.
Qué es una certificación de obra
Una certificación de obra es el documento que acredita la obra realmente ejecutada durante un periodo y su valoración económica según los precios del contrato. No es una factura: es el paso previo. Primero se certifica (se acredita y valora lo ejecutado) y, con esa certificación aprobada, el contratista emite la factura.
Sus tres elementos son siempre los mismos:
- Medición ejecutada: cuánto se ha hecho de cada partida hasta la fecha (m², m³, ud, kg…).
- Precio unitario del contrato: el precio adjudicado para esa partida, que no cambia salvo revisión de precios o precio contradictorio.
- Relación valorada: el resultado de multiplicar medición por precio, partida a partida y capítulo a capítulo.
Certificación a origen y certificación del periodo
Aquí está el concepto que más confusión genera. En España las certificaciones se llevan a origen, es decir, acumuladas desde el inicio de la obra. Cada certificación mensual vuelve a valorar toda la obra ejecutada hasta esa fecha, y el importe a cobrar ese mes se obtiene por diferencia:
¿Por qué se hace así y no certificando solo lo del mes? Por una razón muy práctica: permite corregir errores sin rehacer nada. Si el mes pasado se certificaron 300 m² de solado y al medir bien resulta que eran 280, la certificación a origen de este mes recoge el dato correcto y la diferencia se regulariza sola. Con certificaciones independientes por mes habría que emitir abonos y correcciones cruzadas.
Un matiz importante
La certificación del periodo puede ser negativa. Ocurre cuando en un mes se detecta que se había certificado de más: la certificación a origen baja respecto a la anterior y el resultado es un saldo a favor de la propiedad. Es incómodo, pero es el sistema funcionando como debe.
Ejemplo paso a paso
Obra contratada por 500.000 € (presupuesto de ejecución por contrata, IVA aparte). Veamos cuatro meses:
| Mes | % ejecutado a origen | Certificación a origen | Certificación del mes |
|---|---|---|---|
| Mes 1 | 12 % | 60.000 € | 60.000 € |
| Mes 2 | 31 % | 155.000 € | 95.000 € |
| Mes 3 | 48 % | 240.000 € | 85.000 € |
| Mes 4 | 46 % | 230.000 € | −10.000 € |
Fíjate en el mes 4: al medir la estructura con detalle se comprobó que se había certificado de más en el mes anterior. La certificación a origen corrige el dato y el mes sale en negativo. El sistema se autorregula.
Del importe certificado al importe a cobrar
La certificación del mes no siempre coincide con lo que entra en caja. Sobre el importe certificado suelen aplicarse:
- Retención de garantía: habitualmente un 5 % que la propiedad retiene de cada certificación y devuelve al terminar el plazo de garantía. En obra pública puede sustituirse por garantía definitiva mediante aval.
- Acopios: materiales comprados y almacenados a pie de obra pero no colocados. Pueden certificarse aparte si el contrato lo permite, normalmente con un porcentaje del precio y garantía adicional.
- Anticipos: si hubo anticipo, se descuenta proporcionalmente en cada certificación.
- IVA: se añade en la factura, no en la certificación. Ojo con la inversión del sujeto pasivo en ejecuciones de obra entre empresas.
Siguiendo el ejemplo, la certificación del mes 3 (85.000 €) con una retención del 5 % supone 4.250 € retenidos y 80.750 € a facturar, más el IVA que corresponda.
Certificaciones en obra pública
En contratos con administraciones públicas el marco es la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público (LCSP). Los puntos que conviene tener claros:
- Periodicidad mensual: la Administración expide las certificaciones mensualmente, en los primeros días del mes siguiente al que corresponden.
- Abonos a cuenta: las certificaciones son abonos a cuenta, sujetos a las rectificaciones de la medición final. La medición general y la liquidación al final de la obra son las que fijan el importe definitivo.
- Plazo de pago: 30 días desde la aprobación de la certificación, con los intereses de demora que la ley prevé si se incumple.
- Revisión de precios: solo procede si el pliego la contempla y se cumplen los requisitos legales.
Precios contradictorios
Cuando aparece una unidad de obra no prevista en el contrato, no se puede certificar sin más. Hay que tramitar un precio contradictorio: se propone el precio (habitualmente descompuesto, con los mismos criterios de costes indirectos, gastos generales y beneficio industrial que el resto del contrato), lo aprueban dirección facultativa y propiedad, y solo entonces esa partida entra en la certificación. Certificar unidades sin precio aprobado es una de las causas más frecuentes de impagos y discusiones al liquidar.
Los cinco errores que más dinero cuestan
- Certificar por avance de calendario y no por medición. Es cómodo y es la vía rápida a certificar de más y tener que devolverlo después.
- No llevar la certificación a origen. Sin el acumulado, cualquier corrección obliga a rehacer meses anteriores.
- Olvidar la retención al planificar la tesorería. Ese 5 % de cada certificación no entra en caja hasta después del plazo de garantía; con márgenes ajustados, marca la diferencia.
- Ejecutar unidades sin precio contradictorio aprobado. El trabajo está hecho, pero no es certificable hasta que el precio se aprueba, y a veces no se aprueba.
- Certificar sin comparar con el coste. Certificar bien dice cuánto vas a cobrar, no cuánto ganas. Si no cruzas la certificación con el coste real de subcontratas y materiales, no sabes tu margen.
Certificación, coste y margen: las tres piezas juntas
Este último punto merece desarrollo, porque es donde se pierde el dinero de verdad. Una obra puede ir perfectamente certificada y estar en pérdidas. La certificación mide lo que has vendido y ejecutado; el margen aparece al restarle lo que te está costando: subcontratas, materiales y medios propios.
El seguimiento útil cruza tres datos por obra y por mes:
- Venta: el presupuesto contratado con el cliente.
- Certificado a origen: cuánto de esa venta ya está acreditado y facturable.
- Coste comprometido: la suma de las subcontratas y compras asignadas a la obra.
Con esos tres números se ve, mes a mes, si el porcentaje de coste crece más rápido que el porcentaje certificado. Cuando eso pasa, la obra se está comiendo el margen y todavía hay tiempo de reaccionar. Es exactamente lo que hace el cuadro de mando de control de costes y certificaciones de BuildGets STUDIO: registra la certificación a origen y por medición y la contrasta con el coste real de cada obra.
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¿Cada cuánto se certifica una obra?
Lo habitual es mensualmente, tanto en obra pública como privada. El contrato puede fijar otra periodicidad, pero el mes es el estándar del sector porque encaja con los ciclos de facturación y de pago a subcontratas.
¿Quién firma la certificación?
La emite y firma la dirección facultativa (director de obra y, según el caso, director de ejecución), con la conformidad del contratista y la aprobación de la propiedad. En obra pública interviene además el responsable del contrato.
¿Certificar es lo mismo que facturar?
No. La certificación acredita y valora la obra ejecutada; la factura es el documento fiscal que emite el contratista una vez aprobada esa certificación. Primero se certifica, después se factura.
¿Se puede certificar material acopiado pero no colocado?
Solo si el contrato lo permite. Los acopios se certifican aparte, normalmente por un porcentaje de su valor y con garantía adicional, y se descuentan cuando el material se coloca y se certifica la unidad terminada.
¿Qué pasa si me he certificado de más?
Se corrige en la siguiente certificación a origen: el acumulado baja y la certificación del periodo sale negativa. Por eso el sistema a origen es el estándar: absorbe las correcciones sin rehacer documentos anteriores.
¿Qué es la liquidación de la obra?
Es el ajuste final. Al terminar se hace la medición general de toda la obra ejecutada y se compara con lo certificado a origen; la diferencia, positiva o negativa, es la liquidación. Las certificaciones mensuales son abonos a cuenta de ese importe definitivo.